A presente política abrange os tratamentos efetuados através de www.spaincompliance.com e www.universecompliance.com.
Não substitui informações específicas fornecidas para determinados serviços, contratos ou canais de denúncia.
1. Responsável pelo tratamento
Responsável: Legal Advisors in Compliance, S.L.U.
CIF: B-88575543
Sede: Paseo de la Castellana, 40, 8, 28046 Madrid, Espanha
E-mail para privacidade: info@spaincompliance.com
Telefone: +34 910 228 298
2. Legislação aplicável
Os dados pessoais são tratados em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), a Lei Orgânica espanhola n.º 3/2018 e, quando aplicável aos tratamentos relacionados com a oferta de serviços em Portugal, a Lei portuguesa n.º 58/2019.
Às comunicações eletrónicas e aos cookies aplicam-se ainda as normas pertinentes, incluindo a Lei n.º 41/2004, na sua redação atual.
3. Dados tratados
Em função da interação com o sítio Web e dos serviços solicitados, podem ser tratadas as seguintes categorias de dados:
- Dados de identificação e contacto, como nome, organização, função, telefone e e-mail.
- Dados profissionais, contratuais, administrativos e de faturação.
- Conteúdo dos pedidos, comunicações e documentos enviados voluntariamente.
- Dados da conta e da área reservada, quando utilizada.
- Dados técnicos e de navegação, como endereço IP, identificadores do dispositivo, registos e informações sobre cookies.
- Dados necessários para gerir pedidos de exercício de direitos ou reclamações.
Recomenda-se que não sejam enviados dados especiais, dados relativos a condenações ou infrações ou informações confidenciais desnecessárias através de formulários genéricos ou ferramentas automatizadas.
4. Finalidades e fundamentos jurídicos
4.1 Pedidos de contacto e informação
Os dados são tratados para responder a perguntas, pedidos de proposta ou contactos.
O fundamento é a realização de diligências pré-contratuais solicitadas pelo titular ou, nos contactos realizados em nome de uma organização, o interesse legítimo em gerir a comunicação profissional.
4.2 Prestação de serviços
Os dados são tratados para elaborar propostas, gerir o contrato, prestar os serviços, comunicar com o cliente, administrar pagamentos e faturas e cumprir obrigações conexas.
Os fundamentos são a execução do contrato, o cumprimento de obrigações legais e, quanto aos contactos de pessoas coletivas, o interesse legítimo na gestão da relação profissional.
4.3 Conta e área reservada
Quando disponíveis, os dados são tratados para criar e gerir credenciais, permitir o acesso à documentação e garantir a segurança do serviço.
O fundamento é a execução do contrato ou das diligências solicitadas e o interesse legítimo na segurança.
4.4 Comunicações comerciais
As comunicações promocionais são enviadas com base no consentimento ou, quando permitido pela legislação aplicável, no contexto de uma relação preexistente para serviços semelhantes.
O titular pode opor-se a qualquer momento, sem custos, através da ligação de cancelamento ou escrevendo para info@spaincompliance.com.
4.5 Segurança e prevenção de abusos
Os registos e demais dados técnicos são tratados para assegurar o funcionamento, a segurança, a prevenção da fraude e a defesa de direitos.
O fundamento é o interesse legítimo da SpainCompliance e dos utilizadores na segurança do sítio Web.
4.6 Obrigações legais e defesa
Os dados podem ser tratados para cumprir obrigações fiscais, contabilísticas, profissionais ou judiciais e para declarar, exercer ou defender direitos.
Os fundamentos são o cumprimento de uma obrigação legal e o interesse legítimo na proteção jurídica.
5. Assistente virtual e sistemas de inteligência artificial
Caso esteja disponível o assistente virtual ALMA ou outro sistema automatizado, o utilizador será informado de que está a interagir com um sistema de inteligência artificial.
As informações introduzidas serão utilizadas para gerir o pedido e melhorar a assistência, segundo a configuração do serviço e as instruções da SpainCompliance.
O assistente não toma decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente o utilizador de forma semelhante.
As respostas têm caráter informativo e devem ser verificadas por um profissional quando o caso o exija.
O utilizador não deve introduzir dados especiais, dados relativos a condenações ou infrações, segredos comerciais ou informações confidenciais desnecessárias.
6. Caráter obrigatório dos dados
Os campos obrigatórios são identificados como tal.
A falta dos dados necessários pode impedir a resposta ao pedido ou a prestação do serviço. Os restantes dados são facultativos.
7. Destinatários e subcontratantes
Os dados podem ser acedidos por pessoal autorizado e por fornecedores de alojamento, correio eletrónico, manutenção, segurança, gestão documental, CRM, faturação, assistência ou ferramentas digitais, que atuam como subcontratantes quando necessário.
Podem ainda ser comunicados a consultores, profissionais, autoridades, tribunais ou organismos públicos quando necessário para o serviço, exigido por lei ou indispensável à defesa de direitos.
Os dados não são vendidos.
Pode ser solicitada uma lista atualizada das categorias de subcontratantes através de info@spaincompliance.com.
8. Transferências internacionais
Quando um fornecedor trate dados fora do Espaço Económico Europeu, a SpainCompliance aplicará uma decisão de adequação, cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou outra garantia válida nos termos do RGPD.
O titular pode solicitar informação sobre as garantias aplicáveis.
9. Prazos de conservação
- Pedidos de contacto: durante o tempo necessário para responder e, posteriormente, pelo período indispensável à gestão de eventuais responsabilidades.
- Dados de clientes e contactos: durante a relação e pelos prazos de conservação e prescrição previstos na legislação fiscal, comercial e profissional aplicável.
- Comunicações comerciais: até à retirada do consentimento ou oposição, sem prejuízo da conservação mínima da prova do pedido.
- Contas e registos de segurança: durante o período necessário ao serviço e à prevenção ou investigação de incidentes.
- Cookies: segundo os períodos indicados na Política de Cookies e na ferramenta de gestão do consentimento.
No termo dos prazos, os dados serão apagados ou anonimizados. Quando necessários para cumprir obrigações ou gerir responsabilidades, serão conservados com acesso limitado.
10. Direitos dos titulares
O titular pode solicitar:
- O acesso aos seus dados.
- A retificação dos dados inexatos.
- O apagamento dos dados.
- A limitação do tratamento.
- A portabilidade, quando aplicável.
- A oposição ao tratamento.
- A retirada do consentimento, sem comprometer a licitude do tratamento anteriormente realizado.
O pedido pode ser enviado para info@spaincompliance.com ou para a sede do responsável.
A SpainCompliance apenas solicitará informações adicionais razoavelmente necessárias para confirmar a identidade quando existam dúvidas.
A resposta será prestada nos prazos previstos no artigo 12.º do RGPD.
11. Reclamação à autoridade de controlo
O titular pode apresentar uma reclamação à Agencia Española de Protección de Datos, autoridade do Estado em que o responsável está estabelecido, ou à autoridade do local da sua residência habitual, do seu local de trabalho ou da alegada infração.
Em Portugal pode dirigir-se à Comissão Nacional de Proteção de Dados:
12. Segurança
A SpainCompliance aplica medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco para proteger os dados contra perda, alteração, acesso, divulgação ou destruição não autorizados.
Nenhum sistema é totalmente imune. Os eventuais incidentes serão geridos segundo os procedimentos e obrigações aplicáveis.
13. Menores
O sítio Web e os serviços profissionais não são dirigidos diretamente a menores.
Se a SpainCompliance tomar conhecimento de dados enviados sem um fundamento válido, adotará as medidas adequadas para os apagar.
14. Atualizações
A presente política pode ser atualizada para refletir alterações legislativas, organizativas ou tecnológicas.
A versão vigente é a publicada no sítio Web com a respetiva data de atualização.
