Informativa sulla privacy
La presente informativa riguarda i trattamenti effettuati attraverso www.spaincompliance.com e www.universecompliance.com. Non sostituisce le informative specifiche eventualmente fornite per singoli servizi, incarichi o canali di segnalazione.
1. Titolare del trattamento
Titolare: Legal Advisors in Compliance, S.L.U.
CIF: B-88575543
Sede: Paseo de la Castellana, 40, 8, 28046 Madrid, Spagna
E-mail privacy: info@spaincompliance.com
Telefono: +34 910 228 298
2. Normativa applicabile
I dati personali sono trattati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), alla Legge organica spagnola 3/2018 e, ove applicabile ai trattamenti connessi all’offerta di servizi in Italia, al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal Decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
Per le comunicazioni elettroniche e i cookie si applicano inoltre le norme pertinenti, incluso l’articolo 122 del Codice italiano in materia di protezione dei dati personali.
3. Dati trattati
A seconda dell’interazione con il sito e dei servizi richiesti, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
- Dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, organizzazione, funzione, telefono ed e-mail.
- Dati professionali, contrattuali, amministrativi e di fatturazione.
- Contenuto delle richieste, comunicazioni e documenti trasmessi volontariamente.
- Dati relativi all’account e all’area riservata, ove utilizzata.
- Dati tecnici e di navigazione, quali indirizzo IP, identificativi del dispositivo, log e informazioni sui cookie.
- Dati necessari per la gestione di richieste di esercizio dei diritti o di reclami.
Si raccomanda di non trasmettere dati particolari, dati giudiziari o informazioni riservate non necessarie attraverso moduli generici o strumenti automatizzati.
4. Finalità e basi giuridiche
4.1 Richieste di contatto e informazioni
I dati sono trattati per rispondere a domande, richieste di preventivo o richieste di contatto.
La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato o, per i contatti effettuati per conto di un’organizzazione, il legittimo interesse a gestire la comunicazione professionale.
4.2 Prestazione dei servizi
I dati sono trattati per predisporre proposte, gestire l’incarico, prestare i servizi, comunicare con il cliente, amministrare pagamenti e fatture e adempiere agli obblighi connessi.
Le basi giuridiche sono l’esecuzione del contratto, l’adempimento di obblighi legali e, per i referenti di persone giuridiche, il legittimo interesse alla gestione del rapporto professionale.
4.3 Account e area riservata
Quando disponibili, i dati sono trattati per creare e gestire le credenziali, consentire l’accesso alla documentazione e garantire la sicurezza del servizio.
La base giuridica è l’esecuzione del contratto o delle misure richieste dall’utente e il legittimo interesse alla sicurezza.
4.4 Comunicazioni commerciali
Le comunicazioni promozionali sono inviate sulla base del consenso o, nei casi consentiti dalla normativa applicabile, nell’ambito di un rapporto preesistente per servizi analoghi.
L’interessato può opporsi in qualsiasi momento, senza costi, mediante il collegamento di cancellazione o scrivendo a info@spaincompliance.com.
4.5 Sicurezza e prevenzione degli abusi
I log e gli altri dati tecnici sono trattati per garantire il funzionamento, la sicurezza, la prevenzione delle frodi e la difesa dei diritti.
La base giuridica è il legittimo interesse di SpainCompliance e degli utenti alla sicurezza del sito.
4.6 Adempimenti legali e difesa
I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi fiscali, contabili, professionali o giudiziari e per accertare, esercitare o difendere diritti.
Le basi giuridiche sono l’obbligo legale e il legittimo interesse alla tutela giuridica.
5. Assistente virtuale e sistemi di intelligenza artificiale
Qualora sia disponibile l’assistente virtuale ALMA o un altro sistema automatizzato, l’utente sarà informato che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale.
Le informazioni inserite saranno utilizzate per gestire la richiesta e migliorare l’assistenza, secondo la configurazione del servizio e le istruzioni di SpainCompliance.
L’assistente non adotta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’utente. Le risposte hanno carattere informativo e devono essere verificate da un professionista quando il caso lo richiede.
L’utente non deve inserire dati particolari, dati giudiziari, segreti aziendali o informazioni riservate non necessarie.
6. Natura del conferimento
I campi obbligatori sono contrassegnati come tali. Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire di rispondere alla richiesta o di prestare il servizio.
Gli altri dati sono facoltativi.
7. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere accessibili al personale autorizzato e a fornitori che prestano servizi di hosting, posta elettronica, manutenzione, sicurezza, gestione documentale, CRM, fatturazione, assistenza o strumenti digitali, nominati responsabili del trattamento quando necessario.
Possono inoltre essere comunicati a consulenti, professionisti, autorità, tribunali o organismi pubblici quando ciò sia necessario per il servizio, richiesto dalla legge o indispensabile per la tutela di diritti.
I dati non sono venduti. Un elenco aggiornato delle categorie di responsabili può essere richiesto a info@spaincompliance.com.
8. Trasferimenti internazionali
Qualora un fornitore tratti dati al di fuori dello Spazio economico europeo, SpainCompliance applicherà una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o un’altra garanzia valida ai sensi del GDPR.
L’interessato può richiedere informazioni sulle garanzie applicabili.
9. Periodi di conservazione
- Richieste di contatto: per il tempo necessario a rispondere e, successivamente, per il periodo indispensabile alla gestione di eventuali responsabilità.
- Dati dei clienti e dei referenti: per la durata del rapporto e per i termini di conservazione e prescrizione previsti dalla normativa fiscale, commerciale e professionale applicabile.
- Comunicazioni commerciali: fino alla revoca del consenso o all’opposizione, salvo la conservazione minima della prova della richiesta.
- Account e log di sicurezza: per il periodo necessario al servizio e alla prevenzione o investigazione di incidenti.
- Cookie: secondo i periodi indicati nella Cookie Policy e nello strumento di gestione del consenso.
Alla scadenza, i dati saranno cancellati o resi anonimi. Quando la conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi o gestire eventuali responsabilità, saranno conservati con accesso limitato.
10. Diritti dell’interessato
L’interessato può chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione e, quando applicabile, la portabilità dei dati.
Può inoltre opporsi al trattamento o revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
La richiesta può essere inviata a info@spaincompliance.com o alla sede del titolare.
SpainCompliance può chiedere solamente le informazioni aggiuntive ragionevolmente necessarie per verificare l’identità dell’interessato in caso di dubbi. La risposta sarà fornita nei termini previsti dall’articolo 12 del GDPR.
11. Reclamo all’autorità di controllo
L’interessato può proporre reclamo all’Agencia Española de Protección de Datos, autorità dello Stato in cui è stabilito il titolare, oppure all’autorità del luogo di residenza abituale, di lavoro o della presunta violazione.
In Italia può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali:
12. Sicurezza
SpainCompliance adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati da perdita, alterazione, accesso, divulgazione o distruzione non autorizzati.
Nessun sistema è totalmente immune da rischi. Gli eventuali incidenti saranno gestiti secondo le procedure e gli obblighi applicabili.
13. Minori
Il sito e i servizi professionali non sono destinati direttamente ai minori.
Se SpainCompliance viene a conoscenza di dati trasmessi senza una base giuridica valida, adotterà le misure appropriate per cancellarli.
14. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, organizzative o tecnologiche.
La versione vigente è quella pubblicata sul sito con la relativa data di aggiornamento.
