Il presente Codice stabilisce i principi pubblici di condotta di Legal Advisors in Compliance, S.L.U. e si applica, secondo il rispettivo rapporto, agli amministratori, al personale, ai collaboratori e ai terzi che agiscono in suo nome.
1. Impegno della direzione
Legal Advisors in Compliance svolge la propria attività nel rispetto della legalità, dell’integrità, dell’indipendenza e della responsabilità professionale.
La direzione promuove risorse, formazione e controlli adeguati e non tollera condotte illecite, discriminatorie, fraudolente o contrarie ai presenti principi.
2. Principi fondamentali
- Centralità del cliente: servizio personalizzato, comunicazione chiara e gestione responsabile delle aspettative.
- Rigore professionale: analisi fondata, verifica delle fonti, qualità tecnica e aggiornamento continuo.
- Legalità e integrità: rifiuto di incarichi o istruzioni destinati a eludere la legge o occultare attività illecite.
- Indipendenza: giudizio professionale libero da pressioni indebite e corretta gestione dei conflitti di interesse.
- Rispetto e inclusione: pari dignità, non discriminazione, prevenzione delle molestie e ambiente di lavoro sicuro.
- Responsabilità sociale: attenzione all’impatto dell’attività sulle persone, sulla comunità e sull’ambiente.
3. Rapporti con clienti e terzi
I rapporti con clienti, fornitori, autorità, concorrenti e partner devono essere professionali, trasparenti e rispettosi.
Le informazioni fornite devono essere veritiere e non fuorvianti.
È vietato promettere risultati non controllabili o utilizzare pratiche commerciali aggressive o ingannevoli.
4. Riservatezza e protezione dei dati
Le informazioni dei clienti e degli interessati sono utilizzate esclusivamente per finalità autorizzate e protette mediante misure adeguate.
Devono essere rispettati il GDPR, la normativa spagnola e, ove applicabile, il Codice italiano in materia di protezione dei dati personali.
L’accesso alle informazioni è limitato alle persone che ne abbiano necessità per lo svolgimento della propria attività professionale.
In particolare, è necessario:
- Applicare la politica di scrivania pulita e bloccare i dispositivi quando non sono presidiati.
- Utilizzare account, dispositivi e canali approvati per le comunicazioni professionali.
- Utilizzare la copia conoscenza nascosta quando più destinatari non devono conoscere reciprocamente i propri indirizzi.
- Segnalare immediatamente perdite, invii errati, accessi anomali o altri incidenti.
5. Conflitti di interesse
Qualsiasi conflitto reale, potenziale o apparente deve essere comunicato tempestivamente.
La persona interessata non partecipa alla decisione fino alla valutazione della situazione e all’adozione delle misure adeguate.
Non possono essere accettati incarichi o vantaggi che compromettano l’indipendenza professionale.
6. Anticorruzione, regali e vantaggi
È vietato offrire, promettere, richiedere o accettare vantaggi indebiti.
Regali e ospitalità devono essere leciti, ragionevoli, occasionali, trasparenti e privi dell’intento di influenzare una decisione.
Si applica il Protocollo anticorruzione di SpainCompliance.
7. Uso responsabile della tecnologia e dell’intelligenza artificiale
Gli strumenti tecnologici e di intelligenza artificiale possono essere utilizzati esclusivamente per finalità professionali autorizzate e con un’adeguata supervisione umana.
Prima di inserire informazioni in tali strumenti devono essere valutate la riservatezza, la protezione dei dati, la proprietà intellettuale, la sicurezza e le condizioni applicate dal fornitore.
È necessario:
- Non inserire dati dei clienti, dati personali o informazioni riservate in strumenti non approvati.
- Verificare l’accuratezza, la completezza, le fonti e le possibili distorsioni dei risultati.
- Non delegare a un sistema automatizzato decisioni professionali che richiedano un giudizio umano.
- Informare in modo trasparente quando la normativa o il contesto richiedano di dichiarare l’interazione con un sistema di intelligenza artificiale.
8. Comunicazioni e social media
Solamente le persone autorizzate possono comunicare a nome di SpainCompliance.
Nei profili personali non devono essere divulgate informazioni riservate né create false impressioni di rappresentanza dell’organizzazione.
Sono vietati messaggi discriminatori, offensivi o incompatibili con la reputazione e i valori dell’organizzazione.
9. Condizioni di lavoro e rispetto delle persone
L’organizzazione promuove condizioni di lavoro dignitose, pari opportunità, conciliazione, sicurezza e rispetto.
Gli orari, la presenza, il lavoro a distanza, le assenze e l’abbigliamento professionale sono gestiti secondo la legge, i contratti, le necessità del servizio e criteri neutrali, proporzionati e non discriminatori.
10. Segnalazioni e divieto di ritorsione
Dubbi o possibili violazioni possono essere comunicati al responsabile competente o attraverso il canale riservato:
https://spaincompliance-canaletico.appcore.es/
Le segnalazioni sono gestite con riservatezza, imparzialità e nel rispetto del Decreto legislativo italiano 10 marzo 2023, n. 24, ove applicabile.
Sono vietate ritorsioni contro chi effettua una segnalazione in buona fede o collabora a una verifica.
11. Formazione, controllo e conseguenze
Le persone soggette al Codice devono conoscerne e rispettarne il contenuto, partecipare alla formazione prevista e collaborare ai controlli.
Le violazioni possono comportare misure correttive, disciplinari o contrattuali proporzionate, nel rispetto della legge e delle garanzie applicabili.
12. Approvazione e aggiornamento
La direzione approva il Codice, ne assicura la diffusione e lo riesamina periodicamente o quando intervengano cambiamenti normativi, organizzativi o relativi ai rischi.
La versione vigente è quella pubblicata da SpainCompliance.
