Cada vez más empresas nos están solicitando que les implantemos un plan de continuidad de negocio, ya que cada vez más clientes les solicitan el mismo.
Un Plan de Continuidad de negocio o BCP (Business Continuity Plan) debe ser una herramienta, tanto de análisis como de toma de decisiones, para asegurar la excelencia operativa ante cualquier escenario adverso.
De repente, sin previo aviso, de un día para otro, muchas empresas se han visto en la obligación de modificar de forma drástica su funcionamiento, es entonces cuando aparece la importancia de contar con un plan de continuidad de negocio, que garantice a las empresas la continuidad de su negocio a pesar de que se materialice los riesgos que pondrán en gran amenaza a las operaciones de la compañía.
Un plan de continuidad de negocio BCP (business continuity plan) es mucho más que un plan de contingencia o como mejor se conoce de recuperación de desastres. Veamos por qué.
Un plan de continuidad del negocio (BCP) es más que un simple respaldo o plan de respaldo. Veamos por qué. Un plan de continuidad de negocio es una guía para asegurar la actuación ante una situación interna o externa que interrumpa el normal funcionamiento de la empresa.
El BCP en sí mismo es una alternativa a la norma, pero para 2020, ese camino es en su mayoría obsoleto, allanando el camino para un nuevo estándar que aún tenemos que adoptar. Situaciones excepcionales, como el aislamiento forzoso, nos enseñan una lección.
Algunas empresas no tienen más remedio que hacer las cosas como siempre. Muchos otros no son tan digitales como creen que son.
En nuestra sociedad tecnológica, es común confundir BCP con planificación de contingencia de TI. Este último es un subgrupo específico de las áreas fundamentales de muchas empresas, pero corremos el riesgo de desatender el resto de los procesos críticos estratégicos, operativos y de soporte para la continuidad del negocio.
Hasta ahora, la gente a menudo confundía los BCP con los Planes de Recuperación de Desastres (DRP), vinculándolos con incendios, terremotos o inundaciones. Pero a partir de 2020, sabemos que no son solo eventos como este los que mantienen a las empresas bajo control.
Un caso particular de subvaloración por parte de las empresas es el aumento repentino del costo de algunos factores de producción, cuando se presenta una interrupción o retraso considerable en la cadena de producción/suministro, o la imposibilidad de acceder al puesto de trabajo, o una caída brusca de la demanda, la acumulación de stocks
BCP debe ser una herramienta analítica y de toma de decisiones. No es solo una respuesta a una crisis o desastre, sino también una inversión para garantizar la excelencia operativa en cualquier situación adversa.
Uno de los pilares del diseño de BCP es el análisis del entorno -cliente, mercado, proveedor, tecnología- y empresa, preguntándonos constantemente qué podríamos hacer diferente, qué podríamos hacer mejor y si podríamos hacerlo de manera más eficiente si nuestro negocio podría ser más fuerte.
Para ello, las empresas cuentan con herramientas analíticas que soportan BCP e incluso pronósticos. Estas herramientas nos permiten mirar hacia el futuro y realizar los cambios estratégicos y operativos que sientan las bases para el crecimiento y la estabilidad futuros de la compañía.
Si se requiere la activación del BCP, el BCP debe autorizar las actividades comerciales antes, durante y después del evento estableciendo los procedimientos a seguir, tales como:
- Procedimientos operativos alternativos.
- Sistema y mecanismo de recuperación de información.
- Cambiar la división de responsabilidades (roles y personas).
- Identificar proveedores y clientes clave.
Finalmente, es importante darse cuenta de que el BCP de nuestra empresa no puede ser un elemento estático, sino que debe evolucionar para adaptarse a las situaciones en las que nos encontramos y al nivel de incertidumbre que enfrentamos cara a cara.
Ventajas de BCP
- Obtener información sobre la empresa.
- Ágil y rápido para tomar las decisiones correctas en todas las situaciones.
- Clasificar los recursos para priorizar la protección, el inicio y la recuperación.
- Minimizar las pérdidas comerciales en caso de desastre o emergencia.
- Ventaja competitiva sobre los competidores a través de una mayor resiliencia en tiempos de crisis.
La Gestión de la Continuidad del Negocio es un proceso continuo que incluye un análisis integral de la empresa para identificar sus principales debilidades y amenazas, con el fin de desarrollar una hoja de ruta para garantizar y minimizar el impacto en las operaciones comerciales.
CICLO DE EVOLUCION CONTINUA DEL PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO (BCP)
Pilares de un plan de continuidad del negocio
Conocer nuestro mercado, estrategia y proceso
- Si bien puede parecer obvio, BCP se basa en la comprensión de cuáles son los objetivos de una empresa, el mercado en el que opera, lo que quieren nuestros clientes, quiénes son nuestros competidores, nuestros proveedores, quiénes somos, cuál es el valor de la cadena, etc.
- Por lo tanto, debemos responder a las siguientes preguntas: ¿Cuál es el nivel mínimo aceptable de funcionalidad? ¿Cuánto tiempo se tarda en restablecer los servicios básicos? ¿Qué clientes y proveedores son importantes? Estas reflexiones son la base para tomar decisiones efectivas y consistentes frente al riesgo.
- Este conocimiento nos permitirá establecer una hoja de ruta integral de acción crítica. Algunas herramientas que pueden ayudar con esto son: Business Impact Analysis (BIA), que identifica las funciones clave del negocio y las clasifica por importancia, o Process Exploitation, que estudia las funciones clave del negocio, procesa y explora interacciones y puntos clave.
Evaluar y decidir cuánto riesgo aceptaremos
- BCP define los procesos de la empresa en el sentido más amplio de la palabra: analiza interacciones, dependencias, entradas y salidas, fallos típicos, sistemas, repositorios… También analiza la propia organización: qué roles, personas y funciones se necesitan, qué activos y si se necesitan ubicaciones físicas.
- En este punto, debe realizar un análisis exhaustivo y profundo de sus activos, dependencias, amenazas y garantías para comprender cuál será la base para desarrollar un plan de adaptación para enfrentar y reducir los riesgos de manera efectiva.
Por lo tanto, tiene sentido confiar en herramientas de análisis visual como mapas de riesgo para identificar rápidamente los activos más vulnerables de su empresa. El alcance de este mapa preliminar de riesgos estará limitado en función de los diferentes escenarios de mitigación que decidamos incluir en el BCP y el nivel de riesgo que se pueda asumir en cada caso.
Desarrollar y ejecutar juntos un plan de continuidad del negocio
- ¿Cómo estamos cambiando nuestro negocio? ¿Cómo protegemos nuestro activo más valioso? ¿Podemos reinventarnos y adaptarnos a lo desconocido? Cada empresa en su foro interno debe ser capaz de desdibujar los límites del campo de juego e innovar para rediseñarlo. Por lo tanto, al responder tales preguntas, se establece un plan.
- Dado que el BCP no es un plan único, debe tener en cuenta todas las áreas de la empresa e incluir una hoja de ruta del proyecto que le permita reducir los riesgos e implementar diferentes planes: gestión de crisis, comunicación, reconstrucción, operaciones de emergencia, capacitación, etc…
- Para ello es importante atraer el talento de la empresa. Nadie entiende las actividades y cómo deben cambiar o crecer mejor que las personas involucradas, por lo que el resultado es el resultado de todos co-creando y participando en el negocio.
Revisa y mejora el plan para adaptarlo a tu entorno
- Si el BCP está desactualizado es como no tener nada. El BCP debe ser el motor del progreso, las decisiones valientes y el crecimiento, ya que brinda respuestas a las preguntas con las que nuestra empresa luchará en el futuro.
- Por ello, aunque la identificación y gestión de riesgos no algo nuevo para las empresas, es recomendable profundizar en su práctica, convertirla en un proceso continuo e incorporarla a su organización de gestión.
- Por eso es tan importante contar con un equipo bien capacitado en BCP y patrocinado por la compañía, capaz de liderar una transición tan difícil.
- El equipo será responsable de incentivar a los demás miembros de la empresa a participar en los ejercicios autorizados por el BCP y de promover una cultura de gestión de riesgos basada en la prevención, la adaptación continua y la innovación. En esta misión, la digitalización empresarial es tanto una herramienta como un facilitador de BCP.
Diferencia entre plan de continuidad del negocio y plan de contingencia
Aunque existe una creencia natural que es lo mismo estos dos tipos de planes, existen algunas peculiaridades que los distinguen. En consecuencia, los planes de contingencia están diseñados principalmente para reducir el impacto de algún imprevisto en las operaciones del día a día de una empresa, mientras que los planes de continuidad están diseñados para asegurar la supervivencia del negocio ante cualquier imprevisto.
Los planes de contingencia, por el contrario, suelen centrarse en determinadas áreas del negocio, como las tecnologías de la información, mientras que los planes de continuidad son más globales y abarcan todas las áreas de la empresa para hacer frente a situaciones que pueden eludir las medidas normales de seguridad.
En este sentido, un plan de continuidad del negocio es más amplio que un plan de contingencia. En cualquier caso, ambos planes son necesarios para asegurar la supervivencia de la empresa ya que pueden enfrentarse a algunas situaciones críticas que deben activarse en cualquier momento, especialmente las pequeñas y medianas empresas debido a su pequeño tamaño y mayor vulnerabilidad.
En definitiva, hay que saber anticiparse a las crisis, no esperar a que sucedan para luego solucionarlas.
Desde SpainCompliance podemos ayudarle a implantar su plan de continuidad de negocio, consúltenos sin compromiso en info@spaincompliance.com o al teléfono 910 228 298